Разобрались, как рекрутеру писать «правильные письма», которые не попадают в спам, вовлекают потенциальных кандидатов и ведут к эффективному общению и закрытию вакансий.
Тема письма
Письмо начинается с темы: хорошая — старт для общения, плохая — увеличивает шанс не быть прочитанным. Отправлять без темы тоже не стоит: письмо может отправиться в спам, а если не попадет, то вызовет недоверие у адресата.
Тема должна работать на вас в двух ситуациях:
- когда читатель только получил письмо и решает, читать ли его сразу;
- когда он ищет письмо, вспоминая тему и отправителя.
Нас больше интересует первый случай, и чтобы ваше письмо не удалили, даже не открыв, нужно:
- дать понимание, что внутри;
- дать достаточно деталей, чтобы ваше письмо отличалось от сотни других.
Варианты «Сотрудничество» или «Отличное рабочее предложение» — неинформативны и откровенно неудачны. Если вы ищете копирайтера на новый проект, упомяните название издания/компании, коротко изложите суть предложения.
Например, «Ищем внештатного автора в National Geographic».
При этом тон темы должен быть не слишком формальным, но и не фамильярным. Просто будьте дружелюбны.
| Удачные примеры | Неудачные примеры |
|---|---|
| Предложение позиции главного редактора в бизнес-журнал «Бизнес-журнал» | Нужен МОНСТР продающего копирайтинга. Платим долго и много. |
| «Известный поисковик билетов»: тексты/статьи/вакансия | Тексты/ведение блога |
| Авто и редактор на проекты «Студии разработки» | Job! Job! Job! |
Несколько примеров тем писем, которые получает наш редактор. В примерах слева мы заменили названия реальных компаний на вымышленные. Примеры справа приведены как есть.
Длина темы
Есть предположение, что письма с длинной темой реже открывают, но, согласно исследованиям, преимущество коротких формулировок невелико, так что при необходимости краткостью можно пренебречь.
Другой вопрос — это количество символов, которые видны в почтовых ящиках. У «Яндекса», Gmail и Mail.Ru это разные цифры. Но есть общая рекомендация — уложить суть письма в 40 символов, чтобы адресат понял, о чем речь, даже если что-то обрежется.
Адресант
Убедитесь, что адрес вашей электронной почты не выглядит смешно или легкомысленно. Адрес должен быть простым и, желательно, включать вашу фамилию.
Экзотические сервисы вроде Liveinternet не слишком подходят для деловой переписки и чаще попадают в спам. Остановитесь на Gmail или Yandex: у этих сервисов есть удобные для работы инструменты — диск и чат.
Приветствие и обращение
Письмо начинается с приветствия и обращения. И то, и другое не стоит выносить в тему (и такое бывает!)
Табу — писать «Доброго времени суток!». Такая формулировка многих раздражает. Используйте обычные «Здравствуйте», «Добрый день» или «Добрый вечер».
Для обращения подойдет любая вежливая форма — имя, имя с отчеством, на «вы».
Кстати, Вы или вы?
Общее правило: при обращении к одному человеку — писать «Вы» и «Ваш» с прописной буквы, к нескольким — со строчной. Но обращение на «вы» и так достаточно уважительное, так что писать со строчной — не ошибка. Главное — не «воспитывать» собеседника, настойчиво отвечая с прописной, если он пишет со строчной.
Будьте вежливы и подстраивайтесь под собеседника. Так, не стоит называть человека только по имени, если он подписывается именем и отчеством. Также не нужно форсировать переход на «ты»: отказать на такую просьбу неудобно, а стремительный переход может смутить.
Содержание и структура
Вы уже придумали тему, поприветствовали собеседника, пора делать предложение, от которого невозможно отказаться. Какие здесь могут быть советы.
Не делайте массовую рассылку. Люди из одной сферы общаются между собой, так что будет очевидно, что вы ищете кого угодно, а не точечно подбираете специалиста. Лучше написать несколько индивидуальных писем — результат будет лучше.
Не пишите лишнего. Пока кандидат не ответил «да» и не заинтересовался вашим предложением, ТЗ и детальные описания будущих задач / рассказ об истории вашего бизнеса и пр. — неуместны.
Не сетуйте на предыдущих работников. Создается впечатление, что во всех своих проблемах вы вините подчиненных: вряд ли с вами захотят иметь дело. К тому же это неэтично.
Пишите просто. Не нужно особенных фраз, которые вы бы не использовали в реальной жизни.
Будьте точны. Не перепутайте имя кандидата или любую известную о нем информацию, к которой будете апеллировать (известный вам опыт и пр.) Это обидно!
Несколько советов можно почерпнуть из колонки рекрутера с 11-летним стажем Майка Волфорда. Майк предлагает свою схему, главная особенность которой — в первом письме «продавать» не работу, а само общение, то есть просто завязывать разговор. При этом он отсылает к образам кинотрейлера и рекламы:
— Трейлеры и рекламные ролики отлично подходят для ознакомления и разжигания любопытства. У них есть несколько общих черт, которым мы можем поучиться. Главное — они привлекают внимание и приносят пользу. Они интригуют и, в конечном итоге, пытаются заставить вас сделать что-то, чего вы, возможно, не сделали бы при других обстоятельствах (например, посмотреть фильм или купить какой-то продукт).
Я хочу, чтобы вы поразмыслили о своей работе как о съемке трейлера для вашей компании или как о рекламе чего-то, что вы пытаетесь продать.
Мы склонны пытаться продать работу при первом контакте, но это неправильный подход! Я хочу быть предельно понятным в данном вопросе: предмет вашей «пропаганды» — не продажа работы, а продажа последующего разговора.
Схема Майка довольно проста: сначала «продать» разговор, потом уже саму позицию. По его мнению, вопросы — чудесный способ начать разговор: задавая вопросы, можно контролировать общение.
— Знаю, что вы проработали в компании X энное количество времени в качестве программиста. Но думали ли вы о следующем шаге в своей карьере?
Как закончить
В конце письма достаточно попрощаться и пожелать хорошего дня, если отправляете утром. После этого подписаться — и готово.
Не забудьте указать свои контакты — телефон, скайп. Так с вами будет проще связаться.
Отдельный вопрос — стоит ли писать «спасибо» или «заранее благодарен».
Главред Максим Ильяхов комментирует этот момент так:
— Благодарность авансом — неумелая манипуляция. Автор пытается вызвать чувство долженствования, сыграть на правиле взаимного обмена: «Я уже поблагодарил тебя за это. Теперь ты обязан это сделать».
Но правило взаимного обмена работает только, когда мы даем что-то ценное. А благодарность авансом ничем не подкреплена и ничего не стоит.
Лучше закончить письмо конкретным вопросом или призывом к действию — проинформируйте адресата, чего вы от него ждете, если ваше предложение ему интересно.
— Надеюсь, вам будет интересно сотрудничество с нами. Заранее спасибо за помощь!
— Напишите, в каком формате вам будет интересно с нами поработать?
Оформление
Письмо уже написано, осталось не испортить впечатление неумелым форматированием:
- используйте стандартные шрифты, которые предлагает почтовый сервис;
- не используйте написание прописными буквами;
- осторожно используйте выделение цветом, полужирным и курсивным начертанием: слишком пестрое письмо может плохо читаться — выделяйте только действительно важное.
Ну вот — письмо готово. Осталось только нажать кнопку «Отправить» 🙂